Aprueban Normativa de Expurgo y Destrucción de Documentos Judiciales Fenecidos.

El Consejo Nacional de Administración y Carrera Judicial de la Corte Suprema de Justicia, mediante acuerdo número 649, aprobó este 20 de Enero la Normativa de Procedimiento de Expurgo y Destrucción de Documentos Judiciales Fenecidos.

La instructiva del Supremo Tribunal ordena crear una Comisión de Expurgo y Destrucción de los documentos encargada de realizar el análisis, selección y clasificación de los expedientes judiciales y no judiciales fenecidos o sin impulso procesal que serán sometidos a dichos procedimientos.

El Consejo Nacional de Administración y Carrera Judicial de la CSJ, aprobó la Normativa de Procedimiento de Expurgo y Destrucción de documentos Judiciales Fenecidos.

“En cada Circunscripción Judicial se creará una Comisión integrada por el magistrado presidente de los Tribunales de Apelaciones, un juez de la materia Civil, Penal, Laboral, Familia, delegados administrativos, representantes de la Dirección General de Gestión de Despachos Judiciales y los coordinadores generales de cada Complejo Judicial o responsable de Archivo Judicial, correspondientes. Las Comisiones de Expurgo  dependerán directamente del Consejo Nacional de Administración y Carrera Judicial”, establece el Acuerdo.

El documento indica que “el listado de expedientes que serán sujetos al proceso de Expurgo y Destrucción será elaborado por el Director del Complejo Archivístico Judicial de la Circunscripción, Responsable del Archivo del Complejo Judicial y/o judicial en su caso”.

Deberá contener los datos siguientes: número consecutivo de listado, procedencia, número de expediente, juez o magistrado de cada circunscripción, nombre de las partes, materia, acción, delito, fecha de la última actuación, estado procesal y ubicación del expediente.

La instructiva del Supremo Tribunal ordena crear una Comisión de Expurgo y Destrucción de los documentos encargada de realizar el análisis, selección y clasificación de los expedientes judiciales y no judiciales fenecidos o sin impulso procesal que serán sometidos a dichos procedimientos.

“Las partes que tuvieran interés en recuperar piezas o sacar copias del expediente a destruirse tendrán el plazo de un mes calendario, luego de su publicación en La Gaceta, Diario Oficial, para solicitarlo por escrito a su costa, ante el Director del Complejo Archivístico Judicial de la Circunscripción, Responsable del Archivo del Complejo Judicial y/o judicial”, expresa la comunicación.

Soporte electrónico

Agrega que “cuando la Comisión de Expurgo y Destrucción autorice expedientes para ser convertidos a soporte magnético, digital o cualquier otro medio electrónico que permita la posterior reproducción, elaborará un listado de los mismos señalando bajo qué numerales se fundamenta la autorización”.   

Todos aquellos expedientes que se encuentren en los listados debidamente aprobados por la Comisión de Expurgo para ser destruidos, podrán ser donados a las diferentes organizaciones sin fines de lucro de carácter social, que operen en las circunscripciones correspondientes, por medio de sus representantes legales, previa aprobación de los magistrados presidentes de los Tribunales de Apelaciones correspondientes.      

Una vez elaborados los listados de expedientes judiciales y administrativos a ser destruidos por la Comisión de Expurgo y Destrucción de cada Circunscripción, el Consejo Nacional de Administración y Carrera Judicial, enviará comunicación a la Contraloría General de la República para hacer de su conocimiento la ejecución de este proceso, todo de conformidad con el artículo 50 de la Ley 681 “Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema De Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado.

También el acuerdo establece las excepciones del proceso de destrucción, tales como expedientes fenecidos o sin impulso procesal con menos de diez años o que por razón de la materia establezcan un plazo de prescripción mayor de diez años. Además, expedientes de Adopción, Tutela, Declaración Total de Desamparo y los  que la Comisión determine que por razón de la materia no pueden ser sometidos al proceso de Expurgo y Destrucción, de acuerdo a su importancia y significado jurídico, social, histórico y novedoso.